Этапы адаптации. Срок адаптации нового сотрудника Этапы процесса адаптации новых сотрудников

1. Область применения

1.1 Настоящее положение регламентирует действия по проведению адаптационной работы с вновь поступающим персоналом или персоналом, приступившим к работе на новом рабочем месте либо в измененных условиях труда Частного предприятия "Литопласт-Мед" (далее - Предприятие).
1.2.Процедура адаптации работников Предприятия направлена на обеспечение более быстрого вхождения в должность нового сотрудника, уменьшение количества ошибок, связанных с включением в работу, формирование позитивного образа компании, уменьшение дискомфорта первых дней работы, а также на оценку уровня квалификации и потенциала сотрудника в течение действия временного трудового договора .
1.3. Продолжительность адаптационного периода по времени совпадает со сроком временного трудового договора.
1.4. Данное Положение должны знать и использовать в своей работе ответственные за адаптацию сотрудники Предприятия:
- Руководители структурных подразделений;
- Сотрудники предприятия, назначаемые наставниками вновь принятых сотрудников;
- Сотрудники службы кадров.

2. Определения
2.1. В настоящем положении применяют следующие термины с соответствующими определениями:
- адаптация персонала - это процесс приспособления к потребностям, ценностей и профессиональной компетенции сотрудника, и требований, предъявляемым к нему Предприятием в соответствии с ее стратегическими целями и ценностями;
- адаптант - человек, приспосабливающийся к новым условиям;

Наставники - инструкторы производственного/профессионального обучения.

3. Порядок адаптации персонала
3.1 Необходимость в адаптационной процедуре
3.1.1 Адаптационная процедура необходима для снижения экономических потерь предприятия, связанных с длительностью периода приобретения адаптантамм достаточных навыков работы на рабочем месте и достижения плановой производительности труда .
3.1.2 Ответственность за организацию работы с адаптантами возлагается на непосредственных руководителей.
3.1.3 Адаптационную процедуру начинают:

§ для вновь принятых работников начинают с собеседования кандидата на вакантную должность с руководителем подразделения (см. Положение. о найме, перемещении и увольнении персонала)

§ для работников с выхода приказа о внедрении изменений в технологии работ.

§ ознакомление с графиком работы;

§ ознакомление с порядком получения инструмента;

§ ознакомление с порядком получения спецодежды, средств индивидуальной защиты, моющих средств (если они положены);

5.7. В зависимости от должности/специальности дополнительно (либо совместно с планом адаптации) оформляется Индивидуальный план прохождения адаптации, по форме указанной в приложении №3

6. Подведение итогов адаптации
6.1 Адаптация считается полноценной, если достигнуты следующие цели:
1) Профессиональная подготовка (овладение специальностью):

§ знание требований технологии выполняемых работ;

§ устойчивое выполнение норм выработки;

§ высокое качество выполнения работ;

2) Соблюдение норм жизни коллектива:

§ дисциплинированность и организованность (отсутствие прогулов и опозданий, нарушений технологической дисциплины, правил техники безопасности);

З) Социальная активность адаптанта:

§ хозяйское, бережливое отношение к частной собственности ;

§ экономии сырья, электроэнергии, топлива, материалов.

6.2 По завершении выполнения всех мероприятий и истечении срока адаптационного периода наставник оформляет и представляет в указанный срок "Отзыв" руководителю подразделения (директору, заместителю директора) (Приложение) для рассмотрения вопроса о продлении трудовых отношений и в графе "рекомендации" отмечает уровень готовности работника.
6.3 Руководитель подразделения (директор, заместитель директора) рассматривает "Отзыв", проводит беседу с наставником и работником, чтобы принять одно из решений:

§ о возможности проведения экзамена и о продлении трудовых отношений путем заключения контракта либо продления срока трудового договора;

§ о дальнейшей профессиональной подготовке;

§ о несоответствии работника ввиду неудовлетворительного завершения периода адаптации.

6.4 В случае неудовлетворительного результата экзамена или при отрицательном "Отзыве" наставника новому сотруднику предлагают увольнение по собственному желанию. При успешном же результате новый сотрудник утверждается в должности и все материалы директор передает работнику службы кадров для формирования личного дела нового сотрудника.

Приложение

Форма плана адаптации и пример ее заполнения

УТВЕРЖДАЮ:
Директор
Частное предприятие «Литопласт-Мед»
__________
"___"____________ 200_г.

План адаптации сотрудника

На период с ___________________ по _________________
Ф. И.О. ___________________________________________________________________
Подразделение_____________________________________________________________
Должность ________________________________________________________________
Дата начала работы _________________________________________________________
Дата окончания испытательного срока _________________________________________
Ф. И.О. наставника __________________________________________________________
Должность наставника ______________________________________________________

С планом адаптации ознакомлены:
Адаптант _________________________________________ "___"____________ 200_г.
Наставник _________________________________________ "___"____________ 200_г.
Руководитель ______________________________________ "___"____________ 200_г.

Приложение

Оценка

нового сотрудника по результатам прохождения адаптации

(заполняется непосредственным руководителем/наставником)

Ф. И.О. адаптанта: __________________ Должность: __________________ Подразделение компании: __________________ Отдел: __________________ Дата выхода на работу: «___» ________ 20__ года срок ________ месяца, с ежемесячной проверкой знаний, умений и навыков. Непосредственный руководитель: __________________ Наставник: __________________

Оценка адаптанта за период: с ______________ по ______________ 20___ года

Критерии оценки:

· плохо - никак не проявляет данное качество;

· посредственно - редко проявляет данное качество;

· хорошо - часто проявляет данное качество;

· очень хорошо - обладает данным качеством.

Порядок Адаптация новых сотрудников

1 Общие положения

1.1 Назначение

«Процедура адаптации новых сотрудников» предназначена для введения единой формы процедуры адаптации во всех структурных подразделениях компании.

В настоящем порядке использованы нормативные ссылки на следующие документы:

«Положение о работе с персоналом ГП ООО "ХХХ" (в области подбора, отбора, адаптации и увольнения) (П-306 от 27.09.2001г.);

«Порядок предоставления доступа в компьютерную сеть и установку программного обеспечения» (ПР-429 от 31.05.01).

1.3 Термины, определения и сокращения

В настоящем документе применяются следующие термины, определения и сокращения:

Адаптация сотрудников - процесс вхождения новых сотрудников в организацию, предполагающий знакомство с правилами и нормами, закрепленными в корпоративной культуре, способами профессиональной деятельности, включение в систему неформальных связей;

Испытательный срок – период, определяемый Администрацией ООО "ХХХ", целью которого является проверка соответствия вновь поступившего сотрудника занимаемой должности;

Куратор – высококвалифицированный специалист, передающий опыт и знания, обучающий сотрудников всех категорий, вновь назначенных на должность;

Опросник – опросный лист нового сотрудника по условиям работы за периоды: 5-ти первых дней и одного месяца работы;

ДТО - Департамент товарных операций;

КУ – Корпоративный университет ООО "ХХХ";

ПВД – план ввода в должность;

2 Описание адаптации

2.1 Цели и задачи адаптации

2.1.1 Целью адаптации новых сотрудников является формирование у нового сотрудника требуемого уровня и качества выполнения своих должностных обязанностей в отведенный испытательным сроком период.

2.1.2 Основными задачами адаптации являются:

Сокращение текучести кадров;

Предотвращение межличностных конфликтов;

Оценка уровня квалификации и потенциала сотрудника во время прохождения им испытательного срока;

Уменьшение количества возможных ошибок, связанных с включением в работу;

Формирование позитивного образа компании;

Уменьшение дискомфорта первых дней работы.

2.2 Особенности порядка адаптации

2.2.1 Порядок адаптации новых сотрудников должны знать и использовать в своей работе:

Руководители направлений;

Руководители структурных подразделений;

Сотрудники компании, назначаемые кураторами вновь принятых сотрудников;

Сотрудники отдела персонала.

2.2.2 Адаптация реализуется в отношении новых сотрудников, принятых и оформленных на работу в офис ООО "ХХХ". Продолжительность процедуры адаптации новых сотрудников рассчитана на весь испытательный срок (1-3 мес.).

2.2.2.1 Адаптация реализуется в отношении новых сотрудников, принятых и оформленных на работу в Департамент товарных операций. Еженедельно сотрудник Службы производственного обучения проводит адаптационный семинар для вновь принятых сотрудников всех производственных должностей. Для специалистов и руководителей структурных подразделений ДТО в первый рабочий день ознакомительную экскурсию по складу проводит сотрудник Службы производственного обучения. Производственный персонал знакомится с работой склада при выполнении функциональных обязанностей в первый рабочий день. На экскурсии и семинаре сотрудник знакомится со спецификой работы производственных подразделений.

Новый сотрудник отдела Центральный склад в течение первой рабочей недели работает в учебной бригаде (учебную бригаду составляют вновь принятые сотрудники) под руководством Мастера-наставника. После сдачи зачетов на знание лекарственных форм и технологии выполнения операций приемки, комиссионирования, перемещения и комплектации заказов, а также при выходе нового сотрудника на среднюю производительность труда Руководитель группы переводит нового сотрудника в смену. Начальник отдела Центральный склад оформляет служебную записку (форма К-4, Приложение А) на успешное или неуспешное прохождение испытательного срока и передает ее в Отдел персонала.

2.2.2.2 Адаптация реализуется в отношении новых сотрудников, принятых и оформленных на работу в Транспортный отдел. Адаптационный процесс водителей, водителей-экспедиторов осуществляется согласно внутренней специфике данного отдела. В первый рабочий день нового сотрудника инструктирует Бригадир-наставник (наиболее опытный водитель-экспедитор) и в течение 3 рабочих дней новый сотрудник стажируется у Бригадира-наставника, который обучает нового сотрудника выполнению функциональных обязанностей.

Самостоятельно водитель и водитель-экспедитор приступают к работе после 3 рабочих дней стажировки. По истечении 1 месяца испытательного срока в отделе принимается коллегиальное решение о прохождении испытательного срока нового сотрудника. Начальник транспортного отдела оформляет служебную записку (форма К-4, Приложение А) на успешное или неуспешное прохождение испытательного срока и передает ее в Отдел персонала.

2.2.2.3 Адаптация реализуется в отношении новых сотрудников - рабочего персонала, принятого и оформленного на работу в Отдел управления инфраструктурой. Весь адаптационный процесс проходит в течение 1 месяца испытательного срока. Куратор нового сотрудника знакомит его с рабочим местом и рабочей территорией. В течение первых трех недель работы новый сотрудник проходит адаптационный семинар на тему «Введение в корпоративную культуру ООО "ХХХ".

По истечении 1 месяца испытательного срока в службах Департамента инфраструктуры принимается коллегиальное решение о прохождении испытательного срока новым сотрудником. Начальник отдела управления инфраструктурой оформляет служебную записку (форма К-4, Приложение А) на успешное или неуспешное прохождение испытательного срока и передает ее в Отдел персонала.

2.3 Участники процедуры адаптации

2.3.1 Функция адаптации новых сотрудников находится в компетенции Отдела персонала.

2.3.2 Состав сотрудников, участвующих в адаптации в качестве кураторов, определяется руководителем подразделения, исходя из перспективных задач и ресурсного плана подразделения.

2.3.3 Куратор назначается из числа сотрудников, должность которого не ниже должности курируемого.

3 Программа адаптации

3.1 Описание и реализация программы адаптации в ГП ООО "ХХХ"

3.1.1 Программа адаптации состоит из двух основных частей: Общей и Индивидуальной.

3.1.2 Общая часть программы адаптации

Данная часть программы предполагает формирование общего представления у новых сотрудников о компании, ее основных направлениях деятельности, организационных особенностях, особенностях взаимоотношений компании и работника (порядок приема и увольнения, заработная плата, льготы), условий труда и т. п.

В зависимости от категории принимаемого специалиста, общая часть может быть более или менее полной. Проводится в течение первых двух недель работы сотрудника и состоит из четырех блоков. Мероприятия, составляющие эти блоки, реализуются параллельно во времени. (Рисунок 1. Адаптационные мероприятия)

Рисунок 1. Адаптационные мероприятия.

Личное знакомство Инструктаж в ОБ Собеседование Посещение адаптационных

С подразделением. (ПК, АТС, Intranet) с руководителем мероприятий: семинар, (ориентация в отделе) Подключение ПК. (функции отдела). экскурсия, тренинг, и пр.

Первый и второй Второй или третий В течение первой Первые две недели

рабочие дни рабочие дни рабочей недели

3.1.3 Вводные ориентационные мероприятия

Основной задачей данной процедуры является сообщение новому сотруднику сведений о компании: ее истории и перспективах развития, особенностях корпоративной культуры.

Мероприятия по адаптации сотрудников Фирмы проводятся Департаментом персонала раз в две недели.

Специалист по адаптации получает у специалиста группы учета и статистики данные по вновь принятым сотрудникам, на основании которых специалист Отдела персонала готовит сводный список сотрудников, принятых за две недели, и организует для них проведение Адаптационного семинара «Введение в корпоративную культуру ООО "ХХХ".

В ходе адаптационного семинара рассматриваются следующие темы, раскрывающие компанию:

История ХХХ – основные этапы развития;

Миссия ООО "ХХХ";

Положение ООО "ХХХ" на рынке фармдистрибуции;

Стратегия развития Компании;

Руководство Компании – представление;

Структура ООО "ХХХ";

Склад ООО "ХХХ" - гордость Компании;

Региональное развитие Компании;

Принципы работы в Компании;

Правила внутреннего трудового распорядка;

Мотивация персонала;

Корпоративные мероприятия;

Развивающая оценка персонала.

После адаптационного семинара в этот же день вновь принятые сотрудники посещают с Экскурсией склад. Проводит экскурсию сотрудник Отдела «Центральный склад», организует экскурсию и обеспечивает посещаемость – специалист по адаптации Отдела персонала.

Специалист по адаптации Отдела персонала предварительно готовит служебную записку со списком новых сотрудников, датой, временем и местом проведения адаптационных мероприятий, и уведомляет руководителей отделов о прохождении вновь принятыми сотрудниками, адаптационного семинара и посещении с экскурсией склада.

Завершением вводных адаптационных мероприятий является Тренинг «Командные принципы работы», Проводимый сотрудником КУ. На тренинге сотрудников знакомят с принципами работы в Команде Компании. Тренинг проводится периодичностью 2 раза в месяц, в логической связи с адаптационным семинаром через несколько дней после проведения адаптационного семинара.

3.1.4 Личное ознакомление с подразделением, его сотрудниками и рабочим местом (первый и второй рабочие дни)

После оформления всех необходимых документов при приеме на работу проводится:

Представление сотрудника персоналу отдела;

Показ основных помещений офиса;

Ознакомление с «Папкой нового сотрудника» (первый рабочий день).

Ознакомление с рабочим местом проводит непосредственный руководитель. Показывает рабочий стол, оснащение, места хранения документов, методической литературы и других рабочих материалов общего пользования. Знакомит с принципами согласования вопросов, с порядком оформления и визирования нормативных документов по непосредственной деятельности сотрудника, документооборота в целом. Проводит ознакомление сотрудника с должностной инструкцией под роспись.

На данном этапе сотрудник получает уведомление о прохождении адаптационных мероприятий с графиком посещения.

Выдачу новому сотруднику для ознакомления, хранение и поддержание в соответствии с корпоративным стандартом «Папки нового сотрудника» осуществляет секретарь подразделения.

3.1.5 Инструктаж по использованию технических средств: АТС, персональный компьютер (второй/третий рабочий день)

Руководитель отдела или его заместитель оформляет документы, необходимые для допуска нового сотрудника во внутреннюю компьютерную сеть, и к пользованию АТС.

Инструктаж проводит сотрудник отдела безопасности. Объясняет особенности использования возможностей сети компании (диски и хранящаяся на них информация, директории общего пользования и т. д.) и дает вводные консультации по пользованию конкретными программными продуктами. Объясняет особенности пользования внутренней АТС компании. Знакомит его с основными компьютерными программами, используемыми в ООО "ХХХ", с ресурсами intranet (в рамках допуска сотрудника) и пр. программами.

3.1.6 Вводное собеседование с непосредственным руководителем (в течение первой рабочей недели)

Проводится непосредственным руководителем сотрудника, возможно, в присутствии Начальника отдела. Собеседование проводится в свободной форме в рабочем порядке в течение первой недели работы.

Руководитель объясняет задачи и требования к работе, задачи, выполняемые всем подразделением, отвечает на вопросы, ставит цели и рассматривает пожелания нового сотрудника.

По результатам первых трех дней работы новый сотрудник заполняет опросный лист нового сотрудника (далее «опросник» - форма ОПР-1, Приложение Б), который получает в первый день на оформлении от сотрудника Отдела персонала, предназначенный для оценки условий работы (по результатам первых 5 рабочих дней). Новый сотрудник заполняет в бумажном виде и лично сдает в Отдел персонала.

3.1.7 Индивидуальная часть программы адаптации

Включает в себя назначение и прикрепление куратора, которые осуществляются перед выходом на работу нового сотрудника и отражается в заявке на подбор специалиста (форма К-14, Приложение В). За организацию рабочего места (стол, компьютер, телефон, канцелярские принадлежности, внутренний телефонный справочник и т. п.) отвечает Начальник подразделения. Для новых сотрудников Начальник подразделения назначает куратора (непосредственный руководитель или сотрудник отдела, обладающий необходимым опытом работы в ООО "ХХХ", знаниями и обширными профессиональными навыками).

Ответственный за назначение куратора новому сотруднику, занимающему должность от Заместителя начальника отдела – Функциональный директор.

Прикрепление куратора к новому сотруднику осуществляет Начальник подразделения на вводном собеседовании.

Куратор планирует, сопровождает и оценивает работу нового сотрудника в период прохождения им испытательного срока.

3.1.8 Ознакомление нового сотрудника с должностью и спецификой работы.

Данная часть программы определяется непосредственным руководителем, согласуется с Начальником подразделения, в котором работает новый сотрудник. Она включает в себя более детальное ознакомление с деятельностью компании и оказываемыми ею услугами (для сотрудников, которые будут непосредственно взаимодействовать с клиентами или другими сторонними организациями), приобретение новым сотрудником конкретных навыков, специфичных для данной должности, например, программные продукты, ведение внутренней документации и т. п. Индивидуальная программа адаптации рассчитана на весь период прохождения испытательного срока (до 3-х месяцев). (Рисунок 2).

Рисунок 2. Индивидуальная часть программы адаптации.

В первые 3 рабочих дня

на вводном собеседовании с руководителем

3.1.9 План ввода в должность (ПВД)

Под введением сотрудника в должность понимается процесс постановки целей и задач деятельности сотруднику, обучения сотрудника выполняемым им операциям на его рабочем

Месте, информирования о способах получения необходимых для работы данных, знакомства с вовлеченными в трудовой процесс коллегами.

Результатом данного этапа является полное вхождение нового сотрудника в должность, т. е. полное освоение своих должностных обязанностей, адекватное их выполнение, хорошая ориентация в компании, ее деятельности и структуре.

Введение в должность осуществляется куратором. Куратор нового сотрудника знакомит его с работой подразделения и осуществляет контроль прохождения всех адаптационных мероприятий.

Непосредственный руководитель осуществляет контроль ввода в должность принятого сотрудника.

План ввода в должность (форма ПВД, Приложение Г) рассчитан на весь испытательный

Срок (три месяца). Не позднее, чем за 1 неделю до выхода на работу сотрудника форма ПВД заполняется куратором пункты 1-4 (Приложение Г), утверждается у Начальника отдела и доводится до сотрудника под роспись. Куратор передает форму ПВД в Отдел персонала вместе с формой приема на работу (К-3, Приложение Д).

В форме ПВД закрепляется план работы сотрудника на весь испытательный срок, и фиксируется его выполнение. В течение первой рабочей недели куратор заполняет форму ПВД – пункты 5-6 части «Задачи на период испытательного срока».

В форму ПВД включен список документов необходимых для первоочередного ознакомления всеми сотрудниками, безотносительно к направлению деятельности. Куратор или руководитель дополняют этот список, включая специальные документы, касающиеся своего отдела (подразделения).

3.1.10 Оценка работы в должности

Оценку работы сотрудника (выполнение плана) в должности осуществляет куратор и непосредственный руководитель в оставшийся период (начиная с третьей рабочей недели) испытательного срока, оценка фиксируется в плане ввода в должность (форма ПВД).

В форме ПВД оцениваются его профессиональные знания, уровень исполнительской дисциплины, потенциал и возможности дальнейшего роста.

Сотрудник же заполняет опросник по форме ОПР-2 (Приложение Е) по результатам за первый месяц работы. В опроснике фиксируются настоящие условия работы сотрудника (удовлетворительные/неудовлетворительные). Заполненную форму сотрудник передает в Отдел персонала для контроля над условиями работы нового сотрудника.

3.1.11 Особенности прохождения испытательного срока сотрудниками, занимающими должность Начальника отдела и выше

На период прохождения испытательного срока сотрудника, занимающего должность Начальника отдела, куратором из подразделения совместно с функциональным руководителем (направления) планируется график проведения регулярных еженедельных рабочих встреч нового сотрудника с руководителем направления, основная цель которых - обсуждение вопросов, возникающих у нового сотрудника в период его вхождения в должность. Куратором нового сотрудника совместно со специалистом КУ разрабатывается план стажировки нового сотрудника, по результатам прохождения которого оценивается успешность испытательного срока.

3.1.12 Окончание испытательного срока сотрудника

За 5 рабочих дней до окончания испытательного срока нового сотрудника Начальник соответствующего отдела и куратор принятого сотрудника: оформляют служебную записку на окончание испытательного срока сотрудника (форма К-4, Приложение А) подписывают у Директора по персоналу, который окончательно утверждает дату окончания испытательного срока сотрудника. Форму К-4 (оригинал) и форму ПВД Начальник отдела передает в Отдел персонала, копию формы К-4 отдают сотруднику для оформления постоянного пропуска и получения магнитной карточки.

Форма ПВД, заполненная руководителем доводится до сотрудника для ознакомления, сотрудник расписывается по результатам ознакомления.

Форма ПВД в бумажном и заполненном виде передается в Отдел персонала, далее приобщается к личному делу сотрудника.

3.1.12.1 Успешное прохождение испытательного срока

При успешном прохождении испытательного срока, непосредственный руководитель информирует сотрудника о продолжении трудовых отношений устно и посредством ознакомления с формой ПВД. В день окончания испытательного срока, ответственный сотрудник Отдела системно-технического обеспечения ликвидирует права доступа в intranet, Интернет, электронную почту сотрудника, у которого закончен испытательный срок.

Для продления прав доступа в сеть непосредственный руководитель сотрудника, заблаговременно (за 3-5 дней до окончания испытательного срока), оформляет на него форму

КС-1 (согласно ПР-429 от 31.05.01), согласовывает ее, и передает в Отдел безопасности, где с сотрудником проводится собеседование на знание основных моментов и принципов обеспечения информационной безопасности.

Специалист по адаптации Отдела персонала получает у специалиста группы учета и статистики данные по успешно прошедшим испытательный срок сотрудникам, на основании которых специалист Отдела персонала готовит сводный список сотрудников, принятых за текущий месяц, и организует для них проведение мероприятия «Поздравление с окончанием испытательного срока» не менее 1 раза в текущий месяц. О проведении данного мероприятия специалист Отдела персонала уведомляет Начальника отдела и сотрудника заблаговременно.

Мероприятие включает в себя сбор новых сотрудников у музея и проведение экскурсии по музею специалистом по адаптации Отдела персонала. Затем все новые сотрудники и представители Дирекции, Начальник Отдела персонала и другие сотрудники Департамента персонала собираются в конференц-зале, поздравляют новых сотрудников с окончанием испытательного срока. Происходит фотографирование и вручение памятного сувенира всем сотрудникам, успешно прошедшим испытательный срок.

3.1.12.2 Неуспешное прохождение испытательного срока

Если в ходе прохождения испытательного срока непосредственным руководителем и куратором выявляется несоответствие сотрудника должности, то непосредственный руководитель оформляет служебную записку (форма К-4, Приложение А) на имя руководителя направления о несоответствии сотрудника занимаемой должности. Служебная записка по форме К-4 (Приложение А) согласовывается с Начальником отдела персонала и визируется Директором по персоналу. О неудовлетворительном итоге прохождения испытательного срока и нежелании продолжать трудовые отношения сотруднику сообщается за три дня до предполагаемой даты увольнения, но не позже, чем за три дня до истечения испытательного срока в письменной форме с указанием причин. После этого происходит процедура увольнения сотрудника.

4 Отчетность результатов адаптации

4.1 Отчет куратора и курируемого

Контроль отчетности куратора возложен на КУ. Функции по контролю выполняет руководитель группы обучения персонала. На основании данных п. 4 «Рекомендации по обучению и развитию сотрудника» ПВД (Приложение Г) КУ разрабатывает и представляет на согласование руководителю структурного подразделения предложения по обучению нового сотрудника.

Контроль отчетности курируемого в процессе и по результатам прохождения процедуры адаптации возложен на Отдел персонала. Функции по контролю выполняет специалист по адаптации персонала группы подбора.

В течение всего испытательного срока сотрудник самостоятельно подготавливает и лично сдает 2 опросника по условиям работы после 5-ти рабочих дней и первого месяца работы.

5 Ответственность

Центром ответственности по проведению адаптации новых сотрудников в ООО "ХХХ" является группа подбора Отдела персонала.

5.1 Специалист по адаптации Отдела персонала – отвечает за:

Разработку нормативной документации по адаптации;

Оценку эффективности адаптационного периода;

Проведение адаптационного семинара «Введение в корпоративную культуру Компании»;

Контроль над реализацией программы адаптации;

Организацию экскурсии на склад.

5.2 Руководитель подразделения при вводе в должность нового сотрудника отвечает за:

Своевременную организацию рабочего места;

Установку программного обеспечения;

Предоставление прав доступа в корпоративную сеть;

Подключение телефонного номера;

Проведение вводного собеседования.

5.3 Сотрудник Корпоративного Университета – отвечает за:

Проведение тренинга «Командные принципы работы».

5.4 Секретарь подразделения – отвечает за:

Хранение и поддержание в соответствии с корпоративным стандартом «Папки нового сотрудника».

5.5 Куратор – отвечает за:

Прохождение новым сотрудником Всех основных мероприятий адаптации и оценки;

Предоставление необходимой информации новому сотруднику.

5.6 Новый сотрудник – отвечает за:

Своевременное предоставление отчетных документов по адаптации (опросники, ПВД и пр.).

Процедура адаптации

Адаптация- процесс изменения знакомства сотрудника с деятельностью и организацией и изменение собственного поведения в соответствии с требованиями среды.

Процедуры адаптации персонала призваны облегчить вхождение новых сотрудников в жизнь организации. Практика показывает, что 90% людей, уволившихся с работы в течение первого года, приняли это решение уже в первый день своего пребывания в новой организации. Как правило, новичок в организации сталкивается с большим количеством трудностей, основная масса которых порождается именно отсутствием информации о порядке работы, месте расположения, особенностях коллег ит.д. То есть специальная процедура введения нового сотрудника в организацию может способствовать снятию большего количества проблем, возникающих в начале работы Быкова, Л. М. Модель адаптации / Л. Быкова // Справочник по управлению персоналом. - 2008. - №4. - С. 32.

Адаптация- это следующий этап набора персонала после принятия решения о приеме на работу. Нередко новый сотрудник выходит на работу, ему показывают его рабочее место и говорят «Приступай!». Такая адаптация полностью демотивирует самого лояльного к компании сотрудника, и часто является причиной увольнения. Понятно, что при таком подходе затраты на подбор сотрудников весьма значительны. Оценив затраты на подбор, подсчитав сделанные вложения необходимо просто бессмысленно не разработать определенную процедуру адаптации нового сотрудника, которая позволит при небольших вложениях сделать эффективным процесс подбора сотрудников.

Процедура адаптации направлена на решение нескольких задач:

введение нового сотрудника в должность,

обучение нового сотрудника стандартам работы компании,

успешное прохождение испытательного срока, поскольку уже в течение двух недель становится ясно, насколько справляется с обязанностями новый сотрудник, насколько он мотивирован,

возможность скорректировать его поведение,

развитие уже работающих сотрудников компании, возможности горизонтальной карьеры при невозможности вертикального продвижения,

поддержание единых стандартов обслуживания при невозможности проводить регулярного обучения продавцов,

структурирование затрат на процесс адаптации персонала.

Как показала практика наиболее эффективной процедурой адаптации в рознице является наставничество.

Наставники - это наиболее опытные сотрудники, которые не только хорошо знают ассортимент, стандарты обслуживания клиентов в компании, но и являются лояльными к компании. Они помогают новичку не просто выучить цены и ассортимент, но и помогают понять стандарты обслуживания, на первых порах решить проблемы с трудными клиентами и так далее.

В рамках данного подхода такие наставники должны быть на каждой торговой точке. Как подход, на этапе адаптации частично используется коучинг. И, безусловно, сотрудники должны быть мотивированы для выполнения подобных обязанностей, в противном случае все будет происходить абсолютно формально и неэффективно.

Как показала практика, процедура адаптации будет достаточно эффективной, если, во-первых, будет рассчитана на весь испытательный срок, и, во-вторых, включает также оценку сотрудника после испытательного срока.

Необходимо, чтобы в процессе адаптации участвовал не только менеджер по персоналу, но и непосредственный руководитель сотрудника, руководитель направления и наставник.

Схема может быть выстроена следующим образом:

Первый день выхода сотрудника на работу.

В этот день сотрудник приходит в отдел по работе с персоналом для оформления документов. После оформления документов с ним или с несколькими новыми сотрудниками проводит встречу менеджер по персоналу. Новому сотруднику рассказывают о компании, в которой он начинает работать, о ее истории, наиболее значимых достижениях, продукции и так далее. Новичок получает специально разработанную «настольную книгу сотрудника», где указана полезная информация о том, как и с кем из сотрудников компании необходимо связываться по тем или иным возникающим вопросам (например, начисления заработной платы, оформления документов, в случае болезни и т.д.). Кроме того, менеджер по персоналу рассказывает о корпоративных стандартах компании, о дресс-коде, правилах и нормах поведения и общения внутри компании, то есть, об элементах корпоративной культуры. После этого новичок выходит на свое рабочее место, где его встречает непосредственный руководитель Быкова, Л. М. Модель адаптации / Л. Быкова // Справочник по управлению персоналом. - 2008. - №4. - С. 34.

Непосредственный руководитель знакомит новичка с его местом работы, знакомит с наставником, ставит задачи на испытательный срок, уточняет необходимые детали, отвечает на вопросы.

Испытательный срок.

В течение этого времени ответственность наставника - ввести новичка в курс дела, помочь ему в новой работе и т.д. Непосредственный руководитель обязательно отслеживает результаты такой работы, фиксирует (при необходимости) проблемы и помогает решать их совместно с наставником. Параллельно готовится материал к оценке сотрудника по окончании испытательного срока.

Окончание испытательного срока.

По окончании испытательного срока обязательно проводится процедура оценки сотрудника. Заполняется специальный бланк, где отмечается, какие задачи, ставились перед сотрудников во время испытательного срока, какие возникали проблемы, как они решались. Свои замечания обязательно вносит и наставник. После этого принимается решение о прохождении или непрохождении испытательного срока. В данной форме также предусматривается часть, которую заполняет сам сотрудник. Это - его обратная связь компании, ведь человек свежим взглядом, практически еще со стороны может увидеть многие проблемы, которые нет возможности отследить и зафиксировать изнутри. Затем данная форма передается в отдел по работе с персоналом.

Отдельным вопросом в данном случае стоит вопрос мотивации наставников. Действительно, им должно быть выгодно и интересно работать с новичками. В разных компаниях этот вопрос решается по-разному. Где-то эти сотрудники выявляются в процессе оценки персонала, где-то при формировании кадрового резерва, где-то проводится специальное тестирование и интервьюирование. Финансовая составляющая также реализуется разными путями: доплаты конкретному сотруднику, система компенсаций за обучение новичка, выгодное для всего коллектива.

Показателем успешно проведенного процесса адаптации персонала, отбора кандидатов и введения их в должность является успешное выполнение работы.

Критериями адаптации торгового персонала могут быть Седегов, Р. С. Управление персоналом: сотрудники как фактор успеха предприятия / Р. С. Седегов. - М.: Дека, 2010. С.235

выполнение должностной инструкции;

качество выполненной работы;

количество выполненной работы;

соблюдение стандартов;

производимое на людей впечатление;

способность влиться в коллектив;

заинтересованность в работе;

интерес к повышению квалификации и служебному росту;

соблюдение философии компании;

овладение рабочим местом (знание цен, ассортимента, работы на ККМ и т.п.);

соблюдение трудовой дисциплины.

Программа адаптации персонала - комплекс мер, направленный на более эффективное включение вновь принятых работников в трудовой процесс, который предполагает ознакомление с нормами и правилами корпоративной этики, способами осуществления профессиональной деятельности, установление неформальных связей в коллективе. Расскажем, из чего она состоит и как ее организовать.

Что такое адаптация персонала

Каждый сталкивается с необходимостью устраиваться на новую работу, влиться в коллектив. Этот процесс на языке трудового законодательства называется трудовая адаптация.

Чем быстрее пройдет процесс адаптации персонала, тем проще и логичнее новый человек включится в трудовую деятельность. В противном случае задержавшийся в фазе привыкания человек не сможет наладить отношения с трудовым коллективом и может в дальнейшем стать изгоем среди коллег. Ситуация, конечно, зависит и от самого работника, от его умения находить общий язык с другими людьми, выстраивать взаимоотношения с коллегами, от его профессиональных знаний и умений, уровня его психологической подготовки.

Успешно пройденная профессиональная адаптация персонала может говорить о высоком уровне его морального и материального вознаграждения в дальнейшем, получении социального признания и прочих благах.

Цели и задачи адаптации персонала в организации

Организация управления профориентацией и адаптацией персонала — в первую очередь это работа кадровой службы, а также руководителя того подразделения, где работает новый сотрудник.

Адаптация — это в управлении персоналом важный момент, от которого зависит, какие кадры будут работать в организации, какой будет психологический климат в коллективе и насколько хорошо и производительно работники будут выполнять свои обязанности.

Целями работы по адаптации новых сотрудников являются:

• ускорение процесса введения нового работника в курс дела, ознакомление с его трудовыми обязанностями;
• полное устранение или снижение уровня текучести кадров в организации;
• мотивация работников на заинтересованность в результате, настрой на более качественное выполнение своих трудовых обязанностей, максимальную отдачу своему делу;
• увеличение производительности труда;
• оздоровление психологического климата в коллективе.

Только учет всех перечисленных факторов и работа в этом направлении даст наилучший результат.

Этапы адаптации персонала

Адаптация персонала на предприятии — процесс тонкий и многоэтапный. В каждой организации есть своя программа и собственные выработанные подходы к решению данного вопроса.

Но в целом все возможные этапы адаптации персонала можно подразделить на:

1. Начальный (подготовительный). После приема нового работника руководитель представляет его остальным членам коллектива. Знакомит самого работника с его новым рабочим местом, назначает куратора (более опытного сотрудника, который будет помогать новичку на первых порах работы), заканчивает оформление всех необходимых документов. В этот этап также может входить знакомство с историей предприятия, его структурой, миссией, продукцией, порядками, правилами корпоративной этики.
2. Теоретический (обучение). На этом этапе работника знакомят с теоретической частью его основной работы, функциональными обязанностями и требованиями к дальнейшему выполнению работы.
3. Практический (применение знаний). Непосредственно выполнение каких-то практических заданий: сначала под наблюдением наставника, потом самостоятельно.
4. Заключительный (прохождение испытательного срока). Заключается в подведении итогов работы нового работника. Оценивается, насколько успешно он освоился в новом коллективе, сумел освоить новые для него навыки, влился в коллектив. На этом этапе уже видны сильные и слабые стороны работника, его успехи и неудачи. На основании всего в совокупности руководство принимает решение о его дальнейшей судьбе. Прошел ли он испытание и продолжит ли работать либо нет, и компания в его услугах больше не нуждается.

Исходя из изложенного, можно понять, насколько трудовая адаптация персонала — вещь важная и серьезная, и о том, что это один из показателей, на основании которого принимается решение, останется ли претендент в организации либо будет искать работу в другом месте.

Удачный пример адаптации

Адаптация персонала в организации, на примере одной из компаний, происходила следующим образом. Более опытным работникам отводилась роль наставников. Работник, отвечающий за систему приспосабливаемости новичков, ежедневно выгружал из учетной системы данные о людях, которым нужно скоро выходить на работу. Вручную назначали для каждого своего наставника. Они должны были работать парно. Наставники выбирались из любого подразделения, кроме того, где будет в дальнейшем работать новичок. Попарно работать удобнее с учетом разного графика загруженности и проще общаться с незнакомыми людьми. После утверждения наставников им направлялись автоматические уведомления, в календарь добавлялось напоминание о дне выхода нового сотрудника.

За день до этого новичку звонил наставник для заочного знакомства и чтобы в дальнейшем новичок связался с ним по приходу в офис для встречи и обсуждения рабочих моментов. Наставник должен был проверить, все ли готово для приема нового сотрудника, убедиться в организации рабочего места, напомнить начальнику отдела, куда устраивается новичок, о выходе нового сотрудника.

В первый день пара наставников встречает новичка утром, рассказывая о доступной информации на корпоративном портале. На это уходит пара часов. Эта встреча дает понять сотруднику, что его ждали. Во все остальные дни при возникновении вопросов он может связываться со своими наставниками, задавать им вопросы для решения любой ситуации, от поломки стула до конфликтной ситуации с другим коллегой, и они помогают их решить. По окончанию испытательного срока сотрудник должен оценить работу наставников и их помощь. Наставникам за это начисляются баллы, которые в дальнейшем влияют на их материальное поощрение.

Методы адаптации персонала

Программа исследования системы адаптации персонала выделяет следующие формы адаптации персонала:

• наставничество (оказание помощи на начальном этапе работы более опытным сотрудником путем консультирования, ввода в курс дела, помощь в знакомстве с коллективом);
• посещение тренингов и семинаров (обучение и развитие определенных навыков работника, например, коммуникативных, навыков ораторского мастерства, подготовка презентаций, развитие стрессоустойчивости и прочее);
• беседа (ознакомительная беседа новичка с менеджером по персоналу, руководителем, сотрудником отдела кадров, при которой сотрудник получает ответы на имеющиеся у него вопросы);
• специализированная программа (например, обучающие фильмы или командные ролевые игры, направленные на сплочение коллектива);
• экскурсия (обзорная экскурсия по организации, ее структурным подразделениям, территории, ознакомление с историей компании, сотрудниками, корпоративной культурой);
• запрос обратной связи (по завершению периода привыкания и прохождения испытательного срока работнику предлагают заполнить анкету-отзыв);
• прочие методы (корпоративные мероприятия, аттестации, тестирования, обучения и т. д.).

Виды адаптации персонала

Адаптация бывает следующих видов:

• профессиональная предусматривает обучение новым специальным навыкам, получение нового или повышение уже имеющегося умения или профессионального навыка. Данный вид зависит от желания и умения новичка обучаться, стремления к новым знаниям, его обучаемости. Сюда же входит подготовка рабочего места и обеспечение всеми необходимыми материалами;
• социально-психологическая подразумевает приспосабливаемость человека к работе в новом коллективе, под руководством нового начальника, подчинение сложившимся в организации традициям, нормам и правилам поведения;
• организационная основывается на понимании работником того, что от него требуется, работе с должностными инструкциями, определении его места в структуре предприятия, участии в производственном процессе.

Только комплексный подход к профессиональной и психологической адаптации ведет к успешному прохождению испытательного срока работником и экономии затрат компании на поиск, обучение и оценку персонала.

Из чего состоит программа по адаптации

Адаптационная программа для сотрудников представляет собой план введения работника в должность. Этот документ нужен для применения единообразного подхода к процедуре адаптации в подразделениях организации. Документ является обширным списком действий для адаптирующегося работника и для его куратора, который будет помогать приспособиться к новым трудовым условиям.

Для работника наиболее сложным периодом становятся первые два-три месяца, совпадающие, как правило, с его испытательным сроком. Часто длительность программы равна по продолжительности этому периоду.

Для оптимально сформированной программы характерны следующие признаки:

• четкое планирование;
• ясное содержание;
• строгое распределение ролей и задач.

Документ может состоять из двух частей: общей и индивидуальной.

Примерная структура следующая:

1. Общая часть, которая помогает формированию общего представления о предприятии, его особенностях, иерархии, установленных взаимоотношениях между подразделениями, распределении функционала, трудовых условиях и т. п.

Состоит из:

• ориентирующей вводной беседы;
• личного ознакомления с предприятием и персоналом;
• знакомства с местом осуществления трудовых обязанностей;
• ориентирующей беседы с руководителем, возглавляющим структурное подразделение.

2. Индивидуальная часть, которая формируется непосредственным руководителем, курирующим введение в должность работника. Она согласовывается с руководителем по направлению деятельности и начальником отдела кадров. Эта составляющая помогает работнику получить подробные сведения о деятельности организации, а также о прямых функциональных обязанностях сотрудника.

Состоит из:

• плана вступления в должность;
• плана оценки этапов вступления;
• определения куратора-наставника;
• отчета сотрудника по результатам выполненной работы, информации об оценках и отзывах наставников и руководителя.

Как выглядит план

Единый установленный алгоритм разработки документа отсутствует. Причина — необходимость ориентировать документ на конкретные условия в организации.

Однако есть ряд признаков, общих для разных программ:

• включают несколько этапов;
• имеют похожие цели.

План может включать следующие позиции:

Результатом успешно реализованной программы адаптации станет показатель длительности работы сотрудника в конкретном учреждении. Успех адаптационной процедуры во многом зависит и от второй стороны, участвующей в процессе, — руководителя или наставника. именно их желание помочь новичку поможет последнему освоиться в организации как можно быстрее.

Положение об адаптации персонала, образец

Задавайте вопросы, и мы дополним статью ответами и пояснениями!